Vi samlar in de uppgifter som behövs för kontakt, anmälan och medlemskap. Samtliga inskickade anmälningsuppgifter ingår i e-postnotisen till föreningen.
1. Personuppgiftsansvarig
TräningsAkademin, en ideell förening i Alvesta, är personuppgiftsansvarig för behandlingen som beskrivs i policyn. Kontakta oss på george@traningsakademi.se.
2. Personuppgifter vi samlar in
Beroende på hur webbplatsen används kan vi samla in:
- namn, personnummer, adress, postnummer och ort;
- e-postadress, telefonnummer och önskad kontaktväg;
- vårdnadshavarens uppgifter när deltagaren är minderårig;
- kursval, typ av anmälan, medlemskap och betalningsrelaterade uppgifter;
- meddelanden som du själv lämnar samt val om samtycke till foto och film;
- tekniska uppgifter som behövs för säkerhet, formulärfunktion och spamkontroll.
Skriv inte känsliga hälsouppgifter i ett fritextfält. Kontakta föreningen direkt när sådan information behövs för ett säkert deltagande.
3. Så fungerar webbformulären
En kurs- eller prova-på-anmälan lagras i webbplatsens databas. För att meddela föreningen skickas även samtliga inskickade anmälningsuppgifter till föreningens e-postadress via Loopias formulärtjänst. Det omfattar bland annat personnummer, adress och valet om foto och film.
Postnummeruppslaget skickar endast det angivna postnumret till Zippopotam.us. hCaptcha behandlar tekniska uppgifter som behövs för att upptäcka automatiserade inskick.
4. Varför vi behandlar uppgifterna
- besvara frågor och hantera intresseanmälningar;
- bedöma, bekräfta och administrera kurs- och prova-på-anmälningar;
- administrera medlemskap, närvaro och kontakt med deltagare eller vårdnadshavare;
- skicka fakturor, betalningsinformation och viktig kursinformation;
- uppfylla bokföringskrav och andra rättsliga skyldigheter;
- söka bidrag när det är nödvändigt och tillåtet;
- skydda webbplatsen och förhindra spam eller missbruk;
- använda foto eller film när ett giltigt samtycke har lämnats.
5. Laglig grund
- Avtal och åtgärder inför avtal: kursanmälan, medlemskap och tillhörande administration.
- Rättslig förpliktelse: bokföringsunderlag och andra uppgifter som måste sparas enligt lag.
- Berättigat intresse: besvara frågor, föreningsadministration, säkerhet och att förhindra missbruk.
- Samtycke: publicering och annan användning av identifierbara foton och filmer.
6. Personnummer
Personnummer är en extra skyddsvärd uppgift. Vi använder personnummer för säker identifiering, ålderskontroll och medlemsadministration. Personnumret lagras i anmälningssystemet och ingår i den anmälningsnotis som skickas till föreningens e-postadress via Loopia.
7. Tjänsteleverantörer och mottagare
Uppgifter kan behandlas av leverantörer som behövs för tjänsten:
- OpenAI/ChatGPT Sites och webbplatsens driftinfrastruktur;
- Cloudflare D1 för lagring av formulärdata;
- Loopias formulär- och e-posttjänst för notiser;
- hCaptcha för spamkontroll;
- Zippopotam.us för postnummeruppslag;
- bokförings- eller betalningsleverantör samt kommun eller idrottsorganisation när det behövs för administration eller bidragsansökan.
Vi säljer aldrig personuppgifter. Uppgifter lämnas bara ut när det är nödvändigt och det finns en laglig grund.
8. Hur länge uppgifterna sparas
- Allmänna kontaktmeddelanden raderas normalt inom 12 månader efter att ärendet har avslutats.
- Kurs-, prova-på- och medlemsuppgifter sparas så länge de behövs för verksamheten och normalt högst 24 månader efter den senaste aktiviteten, om inte längre lagring är motiverad.
- Bokföringsunderlag sparas så länge bokföringslagstiftningen kräver, normalt sju år.
- Uppgift om foto- och filmsamtycke sparas så länge materialet används eller så länge det behövs för att dokumentera en återkallelse.
9. Barn, foto och film
En vårdnadshavare lämnar anmälningsuppgifter för en minderårig när det krävs. Foto eller film där en deltagare kan identifieras används enligt det samtyckesval som gjorts. Samtycket är frivilligt, påverkar inte deltagandet och kan återkallas för framtida användning genom att kontakta oss.
10. Dina rättigheter
Du kan, beroende på omständigheterna, begära:
- information och tillgång till dina personuppgifter;
- rättelse av felaktiga uppgifter;
- radering eller begränsning av behandlingen;
- invändning mot behandling som grundas på berättigat intresse;
- dataportabilitet när de rättsliga förutsättningarna är uppfyllda;
- återkallelse av samtycke utan att det påverkar tidigare laglig behandling.
Skicka din begäran till george@traningsakademi.se. Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.
11. Säkerhet
Vi använder rimliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust eller missbruk. Åtkomsten begränsas till personer som behöver uppgifterna i föreningens arbete. Känsliga uppgifter bör inte skickas med vanlig e-post eller skrivas i webbplatsens fritextfält.
12. Tekniska funktioner och uppdateringar
Vi använder för närvarande inte annonsering eller marknadsföringsanalys på webbplatsen. hCaptcha och driftleverantören kan använda nödvändiga tekniska uppgifter för säkerhet och drift. Policyn kan uppdateras när webbplatsen, verksamheten eller rättsliga krav förändras. Datumet högst upp visar vilken version som gäller.